Je eerste werknemer aannemen is een mijlpaal voor elke ondernemer. Maar wat komt er allemaal bij kijken qua administratie en kosten?
Voorbereiding
Voor je iemand aanwerft, sluit je aan bij een sociaal secretariaat (Securex, SD Worx, Acerta…). Zij verwerken je loonverwerking, sociale aangiftes en arbeidsovereenkomsten. Een verzekering arbeidsongevallen is wettelijk verplicht.
Welk type contract
De meest voorkomende: arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (vast contract), bepaalde duur, vervangingsovereenkomst, of een uitzendcontract via een uitzendkantoor. Sinds 2014 bestaat geen klassieke proefperiode meer; opzegtermijnen werken progressief naar anciënniteit.
Bruto, netto en kosten
Op een brutoloon betaalt de werknemer zelf RSZ en bedrijfsvoorheffing – daarom is het netto stuk lager. Daarnaast betaalt de werkgever bovenop het brutoloon nog patronale RSZ (ongeveer 25-27%). Een werknemer met 3.000 euro bruto per maand kost de werkgever bijna 4.000 euro per maand, exclusief vakantiegeld en eindejaarspremie.
Loonbarema en CAO
De minimumlonen zijn vastgelegd in CAO’s per paritair comite. Check via je sociaal secretariaat onder welk PC je valt en welke lonen, voordelen en arbeidsvoorwaarden gelden.
Aanvullende voordelen
Maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bedrijfswagen, internet- en gsm-vergoeding – allerlei extralegale voordelen kunnen fiscaal voordelig zijn voor zowel werknemer als werkgever.
Veelgemaakte fouten
Te lichtvaardig aanwerven, geen schriftelijk contract opstellen voor specifieke clausules (concurrentiebeding, opleidingsclausule), of de payroll-administratie onderschatten. Een goed sociaal secretariaat is geen luxe.
Personeel aannemen
Je eerste medewerker aannemen is een belangrijk moment. Het verandert je status, je administratie en je verantwoordelijkheid.
Sociaal secretariaat
Voor je iemand aanwerft moet je je aansluiten bij een sociaal secretariaat (Securex, Acerta, SD Worx, Liantis, Partena). Zij regelen loonberekening, DmfA-aangiftes, fiscale fiches.
Type contract kiezen
Onbepaalde duur (CDI), bepaalde duur (CDD), interim, deeltijds — elk type heeft eigen regels. CDI biedt stabiliteit maar moeilijker afscheid; CDD is duidelijker afgebakend maar minder aantrekkelijk voor talent.
Proeftijd: niet meer in CDI
Sinds 2014 afgeschaft. Wel een sterk verkorte ontslagregeling tijdens de eerste maanden.
Sociale lasten en RSZ
De werkgever betaalt sociale lasten (± 27% van het brutoloon) bovenop het brutoloon. Reken dat een werknemer van € 3.000 bruto je € 3.800-3.900 totale loonkost kost.
Eerste-aanwervingspremies
Voor je eerste 6 werknemers gelden in België fors verminderde RSZ-werkgeversbijdragen. De eerste werknemer is zelfs (deels) levenslang vrijgesteld van patronaal RSZ.
Aanwerving
VDAB (Vlaanderen), Actiris (Brussel), Forem (Wallonië) zijn de officiele arbeidsbemiddelaars. Daarnaast LinkedIn, Indeed, lokale jobsites.
Ontslagregels
Opzegtermijnen lopen op met dienstjaren (van 1 week tot 64 weken). Bij twijfel: vraag advies aan een arbeidsadvocaat. Lees ook onze gids over GDPR voor KMO.